§ 167 Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX) fordert von Arbeitgebern, ein betriebliches Eingliederungsmanagement anzubieten, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig sind. Die Arbeitsunfähigkeit muss dabei nicht ununterbrochen sein; es ist auch keine einheitliche oder arbeitsbedingte Krankheitsursache erforderlich. Ziel ist es, ggf. unter Einbeziehung anderer Funktionen oder Personen wie Betriebsrat und Betriebsarzt, die Ursachen für die Arbeitsunfähigkeit festzustellen und im Rahmen der Möglichkeiten des Arbeitgebers abzustellen.
Vorteile & Einführung des betrieblichen Eingliederungsmanagements
Beschäftigte sollen mit Hilfe des BEM dabei unterstützt werden, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und eine dauerhafte Arbeitsunfähigkeit zu vermeiden. Aus Sicht des Unternehmens soll das betriebliche Eingliederungsmanagement helfen, erfahrene und eingearbeitete Beschäftigte im Unternehmen zu halten. Dabei sollen auch Lohnfortzahlungskosten sowie Kosten für Vertretungen oder die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter vermieden werden. Angesichts der Tatsache, dass in jedem Jahr mehrere hunderttausend Beschäftigte aus gesundheitlichen Gründen vorzeitig aus dem Erwerbsleben ausscheiden, sind auch die Träger von Sozialleistungen am BEM interessiert und unterstützen ggf. Arbeitsgeber. So bietet etwa der Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung Unternehmen Beratung und Unterstützung zum BEM an. Auch die Berufsgenossenschaften unterstützen ihre Mitglieder beim BEM.
Ein erfolgreiches BEM erfordert eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Strukturen und Verfahren des betrieblichen Eingliederungsmanagements sollten daher idealerweise bereits vor Auftreten des ersten Falles bekannt sein. Neue Beschäftigte sollten bereits während der Einarbeitungsphase Informationen hierzu erhalten. Ggf. kann eine Betriebsvereinbarung die Transparenz erhöhen.
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Beteiligte am betrieblichen Eingliederungsmanagement
Verantwortlich für das betriebliches Eingliederungsmanagement und Adressat des § 167 SGB IX ist der Arbeitgeber. Der Arbeitgeber kann sich im Verfahren durch einen BEM-Beauftragten (oft eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter der Personalabteilung) vertreten lassen. Die betroffenen Beschäftigten sind nicht zur Mitwirkung verpflichtet, für sie ist das BEM ein Angebot (§ 167 SGB IX: „mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person“ – es ist also die Zustimmung des/der Betroffenen erforderlich). Die Zustimmung kann auch im Laufe des Verfahrens zurückgezogen werden, das BEM also abgebrochen werden. Allerdings kann eine Ablehnung des Angebots für ein BEM oder der Abbruch des Verfahrens dem Arbeitgeber eine krankheitsbedingte Kündigung erleichtern, sollte also gut überlegt werden – ganz abgesehen davon, dass durch das BEM ja tatsächlich Möglichkeiten zur Wiedereingliederung in das Arbeitsleben gefunden werden, die die/der Betroffene alleine nicht sieht.
Nimmt der Betroffene das Angebot an, hat sie/er nach § 167 SGB IX das Recht, eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuzuziehen – z.B. Lebenspartner, Bekannte oder auch einen Rechtsanwalt. (Entstehen dadurch Kosten, muss diese jedoch die/der betroffene Beschäftigte selber tragen.) Weiter nehmen, sofern der betroffene Beschäftigte dem zustimmt, die betriebliche Interessenvertretung, bei schwerbehinderten Menschen auch die Schwerbehindertenvertretung, sowie „soweit erforderlich“ (§ 167 SGB IX) auch der Werks- oder Betriebsarzt am BEM teil. Wenn Leistung oder begleitende Hilfen in Betracht kommen, werden zudem die Rehabilitationsträger oder bei schwerbehinderten Menschen das Integrationsamt hinzugezogen. Dies geschieht wiederum vorbehaltlich der Zustimmung des betroffenen Beschäftigten.
Betriebliches Eingliederungsmanagement – Vorgehen und Maßnahmen
Das Vorgehen bzw. Verfahren ist in § 167 SGB IX und auch in anderen Rechtsvorschriften nicht vorgeschrieben. Das Bundesarbeitsgericht hat es in einem Urteil im Jahr 2016 als „ergebnisoffenen Suchprozess“ beschrieben. Verlauf und Ergebnis richten sich also nach dem jeweiligen Einzelfall. Die betriebliche Interessenvertretung hat jedoch das Recht, eine betriebliche Regelung zur Durchführung des BEM zu fordern (Verfahrensgrundsätze, Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 22.03.2016, 1 ABR 14/14), so dass in größeren Betrieben oftmals Betriebsvereinbarungen oder Prozessbeschreibungen und Mustervorlagen bestehen.
Voraussetzung ist in jedem Fall eine mehr als sechs Wochen andauernde Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres. Verantwortlich für die Feststellung der Dauer der Arbeitsunfähigkeit ist der Arbeitgeber. Bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit beginnt die Frist nach 42 Kalendertagen. Bei wiederholter Arbeitsunfähigkeit werden nur die Kalendertage berücksichtigt, an denen Arbeitsunfähigkeit besteht, die Sechs-Wochen-Grenze ist dafür am 31. Arbeitsunfähigkeits-Tag überschritten. Das BEM ist in beiden Fällen auch anzubieten, wenn die Arbeitsunfähigkeit noch besteht.
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Einladungsschreiben des Arbeitgebers
Die betroffene Person ist nach § 167 SGB IX auf die konkreten Ziele des BEM (eine Verweis auf das Gesetz oder eine Betriebsvereinbarung reichen nicht) sowie auf Art und Umfang der dafür erhobenen und verwendeten Daten hinzuweisen. Aus der Rechtsprechung ergibt sich zudem, dass der Arbeitgeber auch auf relevante Fehlzeiten, auf die Freiwilligkeit des BEM, auf die Möglichkeit, eine Vertrauensperson hinzuzuziehen und andere Beteiligte mit Ausnahme des Arbeitgebers bzw. dessen Vertreters abzulehnen, sowie auf etwaige kündigungsrechtliche Folgen hinweisen muss. Ein Muster für ein BEM Einladungsschreiben findet sich z.B. im BEM-Leitfaden der Deutschen Rentenversicherung.
Erstes Informationsgespräch
Sofern der betroffene Beschäftigte grundsätzlich zur Teilnahme am BEM bereit ist, wird ein erstes Informationsgespräch geführt. Teilnehmer sind neben dem betroffenen Beschäftigten und dem Vertreter des Arbeitgebers alle Beteiligten am BEM, sofern der betroffene Beschäftigte dies wünscht. In diesem Gespräch klärt der Vertreter des Arbeitgebers den Beschäftigten über Ziele, Möglichkeiten und Grenzen des BEM auf. Offene Fragen zum Ablauf, zum Datenschutz etc. können geklärt und die nächsten Schritte erörtert werden. Inhalt und Ergebnisse des Gesprächs sollten protokolliert werden. Das Informationsgespräch kann auch genutzt werden, um eine schriftliche Einwilligung des Beschäftigten zum BEM einzuholen.
Das Vorliegen einer (vor, während oder nach dem Informationsgespräch erteilten) schriftlichen Einwilligung sowie eine Einwilligung in die erforderliche Datenverarbeitung ist Voraussetzung für das weitere Verfahren. Lehnt die/der betroffene Beschäftigte die Teilnahme ab, ist das BEM beendet. Wird nach der Ablehnung erneut die Sechs-Wochen-Frist überschritten, muss jedoch ein neues Angebot gemacht werden.
BEM-Gespräch(e)
Der Hauptteil des BEM besteht in Gesprächen mit den Beteiligten. Hier wird nach Wegen gesucht, den betroffenen Beschäftigten eine Rückkehr in das Arbeitsleben zu ermöglichen. Dazu sind Informationen über die zu erwartende Leistungsfähigkeit des betroffenen Beschäftigten, seine Ziele, Arbeitsplatzanforderungen einschl. Gefährdungsbeurteilungen zu berücksichtigen. Allerdings ist der betroffene Beschäftigte auch bei Teilnahme am betrieblichen Eingliederungsmanagement nicht verpflichtet, dem Arbeitgeber/den anderen Beteiligten am BEM seine Diagnose(n) mitzuteilen. Oft ist dieses aber wichtig, um mögliche Einschränkungen bei der Arbeit zu erkennen und sinnvolle Maßnahmen einzuleiten. Vertrauen, das Bewusstsein für die Schweigepflicht bei allen anderen Beteiligten und ein sorgfältiger Datenschutz sind daher wichtige Voraussetzungen für das betriebliche Eingliederungsmanagement .
Zu den Maßnahmen, durch die der/die betroffene Beschäftigte ins Arbeitsleben zurückkehrt, könnte z.B. die Anpassung des Arbeitsplatzes an das Leiden der/des Beschäftigten gehören, Veränderungen in der Arbeitsorganisation oder den Arbeitszeiten (z.B. „stufenweise Wiedereingliederung“: Arbeitszeit und/oder Arbeitsbelastung werden reduziert und stufenweise wieder gesteigert – Voraussetzung ist eine Prognose, dass die volle Leistungsfähigkeit wieder erreicht wird) oder die Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz (was ggf. eine entsprechende Qualifizierung erfordert). Vereinbarte Maßnahmen werden schriftlich festgehalten.
Maßnahmenumsetzung & Wirksamkeitskontrolle – Betriebliches Eingliederungsmanagement
Die vereinbarten Maßnahmen werden fristgerecht umgesetzt. Dabei wird die/der betroffene Beschäftigte vom Arbeitgeber/seinem Vertreter begleitet und unterstützt. Somit kann auf veränderte Rahmenbedingungen reagiert und eventuell auftretende Schwierigkeiten erkennen und abstellen zu können.
Am Ende des BEM steht eine Prüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen: Ist der erwünschte Erfolg eingetreten, haben sich Arbeitsunfähigkeitszeiten und Gesundheitszustand des Beschäftigten positiv verändert? Dazu sollte auch eine Befragung der betroffenen Beschäftigten zu ihrer/seiner Einschätzung stattfinden. Zur Weiterentwicklung des Ablaufs ist es auch hilfreich zu erfahren, wo Erwartungen unerfüllt geblieben sind.
Denkbar ist auch, dass das Ergebnis eines BEM-Gespräches ist, dass kein Maßnahmenbedarf besteht. Beispiel: Ein Beschäftigter hat sich bei einem Sportunfall mehrfach den Arm gebrochen und ist einschließlich der Rehabilitation mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig. Die Prognose ist aber gut, er wird voraussichtlich wieder voll leistungsfähig werden.
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Datenschutz
Die Freiwilligkeit der Teilnahme am betrieblichen Eingliederungsmanagement hat auch Folgen für die datenschutzrechtlichen Grundlagen des BEM: Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b) der EU-Datenschutz-Grundverordnung gestattet es dem Arbeitgeber auch ohne die ansonsten für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erforderliche Zustimmung der Betroffenen, Gesundheitsdaten zu verarbeiten, um seine „aus dem Arbeitsrecht … erwachsenden (…) Pflichten“ zu erfüllen.
Die mit § 167 SGB IX begründete Pflichterfüllung endet aber mit der Einladung zum BEM, denn danach hängt es von der freien Entscheidung des Arbeitnehmers ab, ob es zum BEM kommt oder nicht. Für die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit dem eigentlichen BEM ist daher Art. 9 Abs. 2 Buchst. b) keine Rechtsgrundlage mehr, vielmehr ist aufgrund Art. 9 Abs. 2 Buchst. a) eine auf „festgelegte Zwecke“ beschränkte Einwilligung des Betroffenen – in diesem Fall des am BEM teilnehmenden Beschäftigten – erforderlich, die nach § 26 Bundesdatenschutzgesetz schriftlich erfolgen muss. Diese Einwilligung ist jederzeit widerruflich (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO). Ein Widerruf betrifft nicht die bis dahin im BEM erfolgte Datenverarbeitung, verhindert aber deren Fortsetzung und beendet damit das Verfahren.
Dokumentation
BEM-Angebot (mit der Aufklärung über Art und Umfang erhobener und verwendeter Daten), die Zustimmung oder Ablehnung des Angebots durch betroffene Beschäftigte, konkrete angebotene und umgesetzte Maßnahmen sowie der Abschluss des BEM sollten Sie in der Personalakte dokumentieren. Alle anderen Daten mit Gesundheitsbezug, wie ärztliche Angaben und Gutachten, Stellungnehmen der Rehabilitationsträger etc. gehören nicht in die Personalakte. Sie sind in einer BEM-Akte unter Verschluss aufzubewahren und zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden. In der Regel geschieht dies spätestens nach drei Jahren. Medizinische und andere personenbezogene Daten, die dem Arbeitgeber im Rahmen des BEM bekannt werden, dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden. Dies gilt insb. im Zusammenhang mit krankheitsbedingten Kündigungen. Die BEM-Akte kann jedoch den betroffenen Beschäftigten vor der Vernichtung zur eigenen Aufbewahrung angeboten werden.
Kontrollrechte des Betriebsrats
Nach § 167 SGB IX wacht die zuständige Interessenvertretung „darüber, dass der Arbeitgeber die ihm nach dieser Vorschrift obliegenden Verpflichtungen erfüllt, d.h. ggf. ein BEM durchführt. Dazu muss er aber vom Arbeitgeber über länger erkrankte Beschäftigte informiert werden. Die Frage, ob die dazu notwendige Weitergabe von Daten auch ohne Zustimmung der Beschäftigten zulässig ist, hat das Bundesarbeitsgericht 2012 (1 ABR 46/10) – also noch vor der EU-DSGVO – positiv beantwortet: die Kontrollrechte des Betriebsrats seien wichtiger als die Datenschutzrechte der Beschäftigten. Der Betriebsrat darf aber nur allgemeine Auskünfte über Fehlzeiten von Arbeitnehmern im Betrieb und Nachweise über das Angebot des BEM (z.B. Kopie des Einladungsschreibens) erhalten. Die Antwortschreiben bekommt er dagegen nicht.