Ihr Wissenskompass für die Rolle des QMB – In diesem Fachartikel der VOREST AG erhalten alle wichtigen Informationen zur Position und den Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragten – kompakt und verständlich aufbereitet.
Der QMB – auch als Qualitätsmanagementbeauftragter oder Beauftragter der obersten Leitung bezeichnet – nimmt mit seinen Aufgaben eine Schlüsselposition innerhalb eines Unternehmens ein. Aber was genau macht ein QMB im Unternehmen? In diesem Beitrag schauen wir uns die Aufgaben eines Qualitätsmanagementbeauftragten an, die sehr vielfältig sind und sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden können. Grundsätzlich ist er für die Einführung, Betreuung und permanente Weiterentwicklung des QM-Systems nach ISO 9001 im Unternehmen verantwortlich. Konkret übernimmt er also die Planung, Überwachung, Steuerung und Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) in allen Bereichen.
Seit der Einführung von modernen QM-Systemen und deren Zertifizierung nach der Norm DIN EN ISO 9001 ist das Qualitätsmanagementsystem unmittelbar verbunden mit der Position und den Aufgaben als QMB. Diese Rolle wurde allgemein meist schnell akzeptiert, gab es doch auch oft schon den Umweltschutz-Beauftragten, den Arbeitssicherheits-Beauftragten, den Datenschutz-Beauftragten, vielleicht sogar auch einen KVP-Beauftragten.
Bei der Vorgängerversion der ISO 9001 wurde ein QMB noch explizit gefordert und auch wirklich nur einen, egal ob Ihr Unternehmen zehn Mitarbeiter oder 20.000 Mitarbeiter angestellt hat. Gemäß der aktuellen Qualitätsmanagement-Norm liegt die Verantwortung für das Qualitätsmanagementsystem bei der obersten Leitung eines Unternehmens. Dies bedeutet, dass das Management die Gesamtverantwortung für die Planung, Umsetzung und Aufrechterhaltung des QMS trägt. Die oberste Leitung kann diese Verantwortung aber an eine (oder auch mehrere) kompetente Person delegieren. Da die typischen Aufgaben eines QMB aber weiterhin bestehen bleiben, gibt es in vielen Unternehmen auch weiterhin den Beauftragten der obersten Leitung.
Die Aufgaben und Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten im Überblick
In unserem Video erfahren Sie, was ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) eigentlich ist und welche wichtige Funktion er innerhalb eines Unternehmens einnimmt. Gerade nach der Revision der ISO 9001:2015 ist seine Rolle nicht mehr zwingend vorgeschrieben – in der Praxis aber häufig weiterhin essenziell.
Die Aufgaben des QMB reichen dabei über die reine Implementierung des QM-Systems (falls diese noch nicht erfolgt ist), dessen koordinative Betreuung und Weiterentwicklung hinaus. So kann der QMB auch als kommunikative Brücke zwischen der obersten Leitung und den operativen Bereichen gesehen werden. Dadurch sichert er die Einhaltung strategischer Qualitätsziele und fördert gleichzeitig das Verständnis für Qualität im gesamten Unternehmen. Erfahren Sie in unserem Video unter anderem:
- warum der QMB trotz Wegfall der offiziellen Forderung in der ISO 9001 weiterhin eine zentrale Rolle spielt
- was die zentralen Aufgaben eines QMB sind – von der Systempflege bis zur internen Kommunikation
Neben dem QMB agieren die internen Auditoren im Unternehmen, die im Auftrag des Qualitätsmanagementbeauftragten und auf Basis des Auditprogramms die internen Audits nach ISO 9001 durchführen. Alle Informationen zu den Aufgaben des internen Auditor erhalten Sie hier: Aufgaben des internen Auditors.
VIDEO RECHTS DANEBEN: https://youtu.be/_qhe2oMGyRA
Konkrete Verantwortlichkeiten des QMB im Qualitätsmanagementsystem
Im Rahmen seiner operativen Verantwortung stellt der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) sicher, dass das Qualitätsmanagementsystem (QMS) im Einklang mit der DIN EN ISO 9001 wirksam umgesetzt, aufrechterhalten und fortlaufend verbessert wird. Dazu zählen insbesondere die Überwachung von Zielerreichung und Leistung sowie die Ableitung und Bewertung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen.
Eine zentrale Rolle nimmt der QMB auch in der internen und externen Kommunikation ein. Er koordiniert relevante Informationen zwischen den Fachbereichen, der Unternehmensleitung und ggf. externen Partnern. Ebenso dokumentiert er die Wirksamkeit des QMS anhand von Kennzahlen, Berichten und Auditergebnissen.
Darüber hinaus unterstützt der QMB die oberste Leitung dabei, qualitätsrelevante Entscheidungen fundiert zu treffen. Er berichtet regelmäßig zur QM-Leistung und macht Potenziale sowie Risiken sichtbar. Die aktive Einbindung der Kundenforderungen sowie die Förderung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), z. B. durch Qualitätszirkel oder ein betriebliches Vorschlagswesen, gehören ebenfalls zu seinem festen Aufgabenbereich.
Die nachfolgende Grafik zeigt Ihnen die verschiedenen Aufgabenbereiche des QMB auf einen Blick.
Wie können die operativen Aufgaben eines QMB konkret aussehen?
Nachfolgend zeigen wir Ihnen weitere, typische Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragten auf. Diese können natürlich je nach Unternehmensgröße und Branche stark schwanken, oftmals nimmt z.B. auch das Lieferantenmanagement einen wichtigen Platz in der To-Do Liste des Qualitätsmanagementbeauftragten ein.
- Unterstützung der obersten Leitung im Qualitätsmanagement bei der Ausarbeitung und Umsetzung der individuellen Qualitätsziele und der firmenspezifischen Qualitätspolitik
- Definition von Qualitätsstandards, -richtlinien und -verfahren
- Einführung und Umsetzung des QMS in allen relevanten Bereichen der Organisation – inkl. Schulungen, Kommunikation und Unterstützung der Mitarbeiter
- Ansprechpartner zu allen Fragen rund um das QM-System für alle Mitarbeiter des Unternehmens – Der QMB kann als Schnittstelle zu Kunden, Lieferanten und externen Auditoren fungieren. Er kommuniziert Qualitätsaspekte und beantwortet Fragen im Zusammenhang mit dem QMS.
- Stärkt das Bewusstsein für Qualität und kommuniziert die Qualitätsziele auf Basis der Qualitätsgrundsätze im Unternehmen. An dieser Stelle fällt auch das Stichwort TQM – Total Quality Management: Verankerung von Qualität als ganzheitliches Prinzip im Unternehmen – und das über Normen und Audits hinaus. Dazu fördert der QMB eine unternehmensweite Qualitätskultur, in der alle Mitarbeitenden Verantwortung für Qualität übernehmen.
- Permanente Betreuung, Überprüfung, Weiterentwicklung und Analyse des QM Systems nach ISO 9001:2015. Dazu gehört die ebenfalls die Vorbereitung und Durchführung interner Audits oder Benennung der Auditoren, um die Einhaltung der Qualitätsstandards zu überprüfen, sowie die Bewertung von Leistungsindikatoren, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Betreuung des QM Teams, Beratung und Ausbildung der Führungskräfte und der Mitarbeiter rund um das Thema Qualität.
- ISO 9001 Zertifizierung des QM-Systems: Der Qualitätsbeauftragte unterstützt die oberste Leitung bei der Vorbereitung auf die Zertifizierung und koordiniert die entsprechenden Aktivitäten.
- Verantwortung für das Dokumentenmanagement und hierbei insbesondere auch die operative Erarbeitung, Aktualisierung und stetige Weiterentwicklung von QM Dokumenten wie Prozessbeschreibungen und individuelle Arbeitsanweisungen.
Unser Tipp an dieser Stelle: Laden Sie sich gerne unsere kostenlose Vorlage zur Erstellung einer Prozessbeschreibung herunter! - KVP: Identifizierung Verbesserungspotenziale, Initiierung entsprechender Maßnahmen und Überwachung der Umsetzung
Video zu den jährlichen und periodischen Aufgaben des QMB
Auch wenn sich einige Aufgaben durch Projekte und Eigeninitiative des QMB ergeben, so gibt es doch viele Tätigkeiten, die für den Qualitätsmanagementbeauftragten in regelmäßigen Abständen anfallen. Dieses Video gibt eine kompakte Übersicht über periodisch wiederkehrende Aufgaben, die eine strukturierte Planung durch den Qualitätsbeauftragten erfordern.
So ist der QMB beispielsweise beim Zertifizierungsaudit bzw. Rezertifizierungs- / Überwachungsaudit direkt involviert. Aber auch beim Management-Review bzw. der Bewertung des QM-Systems wird er tätig. Die periodischen operativen Aufgaben eines QMB können je nach Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Anforderungen variieren. In unserem Video stellt Ihnen unser Fachexperte einige typische Aufgaben, die für den Qualitätsmanagementbeauftragten regelmäßig anfallen, vor.
VIDEO RECHTS DANEBEN: https://youtu.be/WS0SXm1B1tY
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Welche Voraussetzungen muss ein QMB mitbringen?
Zur Betreuung der operativen Tätigkeiten muss der QMB heute neben den fachlichen Fähigkeiten auch über eine ausgeprägte soziale Kompetenz verfügen. Der Qualitätsmanagementbeauftragte agiert als Schnittstelle und Moderator permanent zwischen den fachlichen Abteilungen, dem Management und der obersten Leitung. Hierbei ist er auch Motivator und Vermittler. Aber auch gegenüber der externen Zertifizierungsstelle ist er im Rahmen der Zertifizierungsaudits der Ansprechpartner. In all diesen Schnittstellen ist die Funktion des QMB, die beteiligten Personen von den notwendigen Aufgaben zu überzeugen, hierfür zu motivieren und für eine vollständige Umsetzung zu sorgen. Dazu muss er auch Moderationstechniken und Problemlösungstechniken anwenden können, welche dann gezielt in der Moderation von Sachthemen zum Einsatz kommen.
Wichtige Kompetenzen des Qualitätsmanagementbeauftragten
Was macht einen QMB aus? Um seiner Rolle gerecht zu werden, braucht der QMB also ein Bündel an Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen. Hier sind die wichtigsten Kompetenzen eines erfolgreichen Qualitätsmanagementbeauftragten:
- Fachwissen im Qualitätsmanagement: Der QMB sollte über umfangreiches Fachwissen im Bereich Qualitätsmanagement verfügen. Dies umfasst Kenntnisse über relevante Qualitätsstandards, -methoden und -werkzeuge sowie die Fähigkeit, diese in der Praxis anzuwenden.
- Kenntnisse der geltenden Normen und Vorschriften: Der QMB sollte über ein fundiertes Verständnis der relevanten Qualitätsnormen und -vorschriften verfügen, die in der Branche oder im Unternehmen gelten.
- Analytische Fähigkeiten: Der QMB sollte in der Lage sein, komplexe Probleme zu analysieren, Ursachen zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Lösung von Qualitätsproblemen zu treffen. Analytische Fähigkeiten helfen auch bei der Überwachung von Qualitätskennzahlen und der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
- Kommunikationsfähigkeiten: Der QMB muss in der Lage sein, effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren, einschließlich des Managements, der Mitarbeiter, externer Auditoren und Kunden.
- Schulungsfähigkeiten: Da der QMB oft Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen zum Thema Qualitätsmanagement durchführt, sind gute Schulungsfähigkeiten erforderlich. Der QMB sollte in der Lage sein, komplexe Konzepte verständlich zu erklären und Schulungsprogramme zu entwickeln und durchzuführen.
- Audit- und Prüfungskompetenz: Der QMB sollte in der Lage sein, interne Audits durchzuführen, um die Einhaltung des Qualitätsmanagementsystems zu überprüfen. Dazu gehören Kenntnisse über Auditverfahren, -techniken und -methoden sowie die Fähigkeit, Auditberichte zu erstellen und Abweichungen zu identifizieren.
- Führung und Überzeugungskraft: Der QMB sollte über Führungsqualitäten verfügen und in der Lage sein, das Qualitätsbewusstsein im gesamten Unternehmen zu fördern. Überzeugungskraft und die Fähigkeit, andere zu motivieren und von Qualitätszielen zu überzeugen, sind dabei besonders wichtig.
Diese Liste ist nicht abschließend, und die erforderlichen Kompetenzen können je nach Unternehmen, Branche und spezifischen Anforderungen variieren. Der QMB sollte auch über eine starke Kundenorientierung, Problemlösungsfähigkeiten, Teamarbeit und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung verfügen.
Welche Inhalte umfasst eine Ausbildung zum QMB?
Eine gute Ausbildung zum Qualitätsmanagementbeauftragten sollte praxisnah, normenkonform und strategisch ausgerichtet sein. Sie bereitet nicht nur darauf vor, die Anforderungen der ISO 9001 umzusetzen, sondern auch darauf, als zentrale Schnittstelle im Unternehmen Qualitätsmanagement aktiv zu gestalten und weiterzuentwickeln. Die Norm gibt hier in Abschnitt 7.2. vor, dass die handelnden Personen Ihre Kompetenz aufgrund angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung nachweisen müssen. Die Inhalte einer fundierten QMB Ausbildung umfassen:
- Grundlagenwissen zum Qualitätsmanagement
- Normenwissen zur ISO 9001
- Interne Auditierung und Auditmanagement
- Rolle und Aufgaben eines QMB
- Prozessmanagement
- Methoden der Qualitätssicherung
- Dokumentation und Pflege des QMS
- Kommunikation und Change Management
All diese fachlichen Kenntnisse können Sie im Rahmen unserer modularen Qualitätsmanagement Ausbildung erwerben.
Wie erfolgt die Benennung des Qualitätsmanagementbeauftragten?
Die Benennung oder Bestellung eines Qualitätsmanagementbeauftragten kann je nach Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden. Gängige Praktik zur Benennung des QMB ist es z.B. einen Mitarbeiter im Unternehmen offiziell zum Qualitätsmanagementbeauftragten zu ernennen (interner QMB). Diese Person kann entweder eine Vollzeitrolle als QMB haben oder die QM-Aufgaben zusätzlich zu ihren bestehenden Aufgaben übernehmen. Ebenfalls wird gerne ein externer Experte oder Berater engagiert, der die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten erfüllt (externer QMB). Dies geschieht oft in kleineren Unternehmen, die nicht über die Ressourcen verfügen, um eine interne QMB-Position einzurichten.
Zudem gibt es noch das Rotationsprinzip, bei dem verschiedene Mitarbeiter nacheinander für einen bestimmten Zeitraum als QMB fungieren. Dies kann dazu beitragen, das Wissen und die Erfahrung im Bereich Qualitätsmanagement im Unternehmen zu verbreiten.
Unabhängig von der spezifischen Benennung oder Bestellung des QMB ist es wichtig, dass die Person über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich Qualitätsmanagement verfügt und in der Lage ist, die oben genannten Aufgaben effektiv zu erfüllen.
Wie viel verdient man als QMB? Gehalt des Qualitätsmanagementbeauftragten
Hierbei ist grundsätzlich entscheidend, welche Aufgabe dieser einnimmt, in welcher Branche er agiert und welche Größe das Unternehmen hat. Durch die zusätzlichen QM Aufgaben kann man in der Regel von einem ca. 25% höherem Gehalt zu ähnlichen Positionen ausgehen. Ein Gehaltsgefüge von 3.500 Euro bis 6.000 Euro ist üblich. In größeren Unternehmen und einhergehend mit strategischen Aufgaben und einer erweiterten Qualifizierung in Bezug auf das Fach- und Führungswissen, z.B. als Qualitätsmanager, kann das Gehaltsgefüge natürlich weiter nach oben steigen.
Eine gute Übersicht der Gehälter als Qualitätsmanagementbeauftragter in Deutschland bietet Stepstone.
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Wichtige Fragen zum QMB und dessen Aufgaben
Was sind die Aufgaben eines Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB)
Zu den wichtigsten Aufgaben zählen Aufbau, Pflege, Dokumentation und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems entsprechend der ISO 9001. Weitere Aufgaben umfassen Auditplanung, Mitarbeiterschulung, Förderung des Qualitätsbewusstseins, das Leistungsreporting (Managementreview) oder der Austausch mit externen Stellen wie Zertifizierern.
Muss eine Person zum QMB benannt werden?
Gemäß der ISO 9001-Anforderungen muss kein QMB benannt werden, verantwortlich für das Qualitätsmanagementsystem ist nämlich die oberste Leitung. Dennoch ist die Benennung eines QM-Beauftragten sinnvoll – die Geschäftsführung kann die Verantwortung an einen oder mehrere kompetente Personen delegieren. Ohne einen QMB könnten wichtige Aufgaben zwischen Abteilungen verloren gehen. Die Position des QMB entlastet die Geschäftsführung und sorgt für mehr Effizienz – besonders in kleinen und mittleren Betrieben.
Welche Qualifikationen und Kompetenzen sollte ein QMB mitbringen?
Ein QMB braucht ein umfangreiches Verständnis der ISO 9001, organisatorisches Geschick und Fingerspitzengefühl im Umgang mit Menschen. Erfahrung mit internen Audits, Schulungsfähigkeit und gute Kommunikationsstärke sind ebenfalls entscheidend.
Welche Ausbildung benötigt ein QMB?
Eine klassische Berufsausbildung ist für die Position nicht notwendig – entscheidend sind fundierte Kenntnisse im Qualitätsmanagement nach ISO 9001, der Auditierung und zur Umsetzung der QMB Aufgaben. Diese können über eine passende ISO 9001 Grundlagen Schulung, einer Schulung zum internen Auditor sowie einer QMB Ausbildung erwerben.
Was ist der Unterschied zwischen QMB, Qualitätsmanager und Auditor?
Der QMB sorgt dafür, dass das QM-System im Alltag funktioniert – er koordiniert Audits, pflegt Dokumente und unterstützt die Geschäftsleitung. Seine Verantwortung liegt meist in der operativen Umsetzung der Normanforderungen.
Der Qualitätsmanager denkt größer: Er plant strategisch, legt Ziele fest und führt das QM in Einklang mit der Unternehmensentwicklung – oft mit Führungs-, Strategie- und Budgetverantwortung.
Der Auditor bewertet unabhängig, ob Prozesse den Vorgaben entsprechen. Er identifiziert Schwachstellen und liefert Impulse zur Verbesserung – intern oder extern.
➔ Hier erfahren Sie mehr zum Qualitätsmanager, dessen Aufgaben und Kompetenzen
Welche Verantwortung hat der QMB bei der ISO 9001 Zertifizierung?
Der QWMB trägt die Verantwortung dafür, dass das Unternehmen und das QM-System für die Zertifizierung vorbereitet sind. Er sorgt dafür, dass das Qualitätsmanagementsystem vollständig dokumentiert, gelebt und auditbereit ist. Dazu gehören interne Audits, die Abstimmung mit Fachbereichen oder die Organisation von Schulungen. Er ist außerdem zentrale Ansprechperson für den Zertifizierungsauditor und begleitet diesen beim Audit.
➔ Erfahren Sie mehr zur ISO 9001 Zertifizierung, deren Ablauf und Kosten
Wie viel Aufwand bringt die Rolle als QMB mit sich?
Der Aufwand hängt stark von der Unternehmensgröße und dem Reifegrad des QM-Systems ab. In kleinen Betrieben reicht oft ein paar Stunden pro Woche, während in größeren Organisationen der QMB eine Vollzeitrolle sein kann. Besonders rund um Audits oder bei Systemeinführungen steigt der Aufwand deutlich. Entscheidend ist, dass der QM-Beauftragte genug Zeit hat, um nicht nur zu verwalten, sondern auch wirksam zu gestalten.
Was sind häufige Herausforderungen für den QM-Beauftragten im Unternehmen?
Oft fehlt die Akzeptanz für das QM-System – bei Mitarbeitern genauso wie bei der Führung. Qualität wird dann als lästige Pflicht statt als echter Mehrwert gesehen. Eine weitere Hürde ist die Kommunikation: Der QMB muss den Sinn hinter den Anforderungen vermitteln und verschiedene Ebenen überzeugen. Wird der Fokus zu stark auf Dokumentation statt auf Wirksamkeit gelegt, verliert das System an Nutzen. Entscheidend ist, Qualität verständlich zu machen und Führungskräfte aktiv einzubinden.
Wie verändert die digitale Transformation den Arbeitsalltag eines QMB?
Die Digitalisierung verändert die Rolle des QMB grundlegend: Routineaufgaben wie Dokumentenlenkung, Auditplanung oder Kennzahlenanalysen werden durch digitale Tools einfacher. Künstliche Intelligenz hilft bei der Auswertung von Daten, der Entscheidungsfindung sowie der Erkennung von Trends. Gleichzeitig steigt der Anspruch an digitale Kompetenz des Qualitätsmanagementbeauftragten, der immer mehr zum Navigator im Zusammenspiel von Mensch, Technik und Qualität wird.
Was verdient ein QMB?
Das Gehalt eines Qualitätsmanagementbeauftragten liegt im Schnitt bei etwa 46.000 brutto pro Jahr, je nach Erfahrung, Branche und Region. Berufseinsteiger starten meist bei rund 40.000 Euro, mit wachsender Verantwortung sind auch 70.000 Euro oder mehr realistisch – besonders in größeren Unternehmen oder in Süddeutschland. Entscheidend ist neben der Berufserfahrung oft auch die Unternehmensgröße sowie die eigene Weiterqualifizierung im QM-Bereich.
Herausgeber: VOREST AG
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