Erfahren Sie in diesem Fachbeitrag der VOREST AG, was ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 ist. Entdecken Sie hier die Grundlagen, Ziele und Vorteile eines wirksamen QM-Systems für Ihr Unternehmen. Ein QMS bildet die Grundlage für eine systematische und nachhaltige Qualitätsorientierung in Ihrem Unternehmen. Dabei dient es nicht nur der Erfüllung normativer Anforderungen, sondern auch der kontinuierlichen Verbesserung interner Prozesse, Produkte und Dienstleistungen.
Der Begriff Qualitätsmanagementsystem – was bedeutet er?
In unserem Video bringen wir Ihnen die Bedeutung des Begriffs Qualitätsmanagementsystem näher. Zunächst einmal haben Sie drei Begriffe vorliegen: Qualität, Management und System.
Beginnen wir mit der Qualität. Oft spricht man davon, dass ein gewisses Produkt eine gute oder schlechte Qualität hat. Qualität ist jedoch tatsächlich ein neutraler Begriff. Er besagt nur, dass etwas eine gewisse Beschaffenheit hat. „Qualis“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie „ist beschaffen“. Spricht man somit davon, dass etwas eine Qualität hat, ist dies eigentlich gar kein Ausdruck der Wertschöpfung, sondern nur die Aussage, dass etwas über eine bestimmte Beschaffenheit verfügt. Das heißt im Umkehrschluss auch, dass z.B. Produkte, die wir mit einer schlechten Qualität umschreiben, trotzdem eine Qualität – also Beschaffenheit haben.
Management kommt aus dem Lateinischen und wird zusammengesetzt aus den beiden Worten „manus“ – Hand und „agere“ – tun und bedeutet frei übersetzt so viel wie „etwas machen“ oder „etwas handhaben“. Abschließend steht noch das System. Ein System ist ein Ganzes, welches aus verschiedenen Einzelteilen zusammengesetzt wird. Oft will man in der Praxis etwas systematisch betreiben – es also ganzheitlich betrachten und alle Prozesse zu einem großen Ganzen vereinen. Viele einzelne Teile greifen ineinander über und werden zu einem übergeordneten System. Dabei kann es sich z.B. um Mitarbeiter, Ressourcen, Anlagen, Prozesse oder Aktivitäten handeln.
Kombiniert soll durch ein Qualitätsmanagementsystem mit einer systematischen, ganzheitlichen Vorgehensweise an die Beschaffenheit von Produkten oder Dienstleistungen herangegangen werden. Die Beschaffenheit, also Qualität von Outputs soll systematisch verbessert und gesteuert werden.
Video rechts neben Text https://youtu.be/HMqVXp9pqP4
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Bedeutung der ISO 9001 für Qualitätsmanagementsysteme
Die ISO 9001 ist wohl die weltweit bekannteste und am häufigsten angewandte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie bildet die Grundlage für ein systematisches, prozessorientiertes Qualitätsmanagement in Unternehmen jeder Branche und Größe. Sie definiert klare Anforderungen an Strukturen, Abläufe und Verantwortlichkeiten, um Produkte und Dienstleistungen in konstanter Qualität bereitzustellen.
Die Norm folgt der High Level Structure (HLS), einem einheitlichen Aufbau für ISO-Managementsysteme. Diese klare Struktur erleichtert die Integration in bestehende Systeme und sorgt für Transparenz sowie Vergleichbarkeit. Die High Level Structure folgt dem PDCA-Zyklus. Die 10 Hauptabschnitte sind jeweils den Phasen des PDCA-Zyklus zugeordnet. Die 4 Phasen des PDCA-Zyklus gliedern sich wie folgt auf:
- Plan
Planungsphase – hier erfolgt die Planung aller Aktivitäten. - Do
Durchführungsphase – in dieser Phase folgt die Umsetzung der geplanten Aktivitäten. - Check
Überprüfungsphase – hier findet eine Wirksamkeitsüberprüfung der durchgeführten Aktivitäten statt. - Act
Handlungsphase – zum Schluss werden bei Nichtwirksamkeit der Aktivitäten entsprechende Gegenmaßnahmen definiert. Bei wirksamen Prozessen wird ein Standard ermittelt, der in die dauerhafte Tätigkeit übergeht.
Die 10 Hauptabschnitte der High Level Structure der Norm ISO 9001 gliedern sich folgendermaßen:
- Anwendungsbereich
- Normative Verweisungen
- Begriffe
- Kontext der Organisation
- Führung
- Planung
- Unterstützung
- Betrieb
- Bewertung der Leistung
- Verbesserung
Die ersten drei Abschnitte der Qualitätsmanagement-Norm beinhalten keinerlei normative Forderungen. Sie beschreiben lediglich den Anwendungsbereich der Norm, welche typischen Begriffe in ihr vorkommen und was diese bedeuten, sowie Verweise auf weitere Normen. In der unten stehenden Grafik sehen Sie den Aufbau der ISO 9001 nach der High Level Structure.
JSONMarkup Bild:
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Video: Wesentliche Schritte bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001
Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 ist ein strategisches Projekt, das sorgfältig geplant und umgesetzt werden sollte. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die klare Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), der als Schnittstelle zwischen Führungsebene, Mitarbeitern und externen Stellen agiert und das QMS betreut. Die Verantwortung für das QMS liegt jedoch zu jeder Zeit bei der obersten Leitung. Diese erteilt den offiziellen Auftrag und stellt sicher, dass das Projekt mit einem klar definierten Anfang und Ende sowie den notwendigen Ressourcen ausgestattet wird.
Zu den wichtigen Meilensteinen gehören anschließend die Erstellung eines Projektplans und die IST-Analyse, um den aktuellen Stand zu ermitteln. Aber auch die Qualifizierung aller am QM-System beteiligten Personen, wie z.B. die Ausbildung interner Auditoren, ist von Bedeutung. Ebenso entscheidend sind die Entwicklung einer Qualitätspolitik, eine strukturierte Ressourcenplanung und die frühzeitige Anmeldung zur Zertifizierung. Der QMB übernimmt hierbei sowohl die interne als auch externe Kommunikation und koordiniert die Durchführung von internen Audits sowie dem abschließenden Management-Review.
Einen kompakten Überblick über diese Schritte und ihre Zusammenhänge erhalten Sie in dem YouTube-Video der VOREST AG zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems.
Video rechts neben Text https://youtu.be/8HCc5Ae3P5A
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„description“: „In diesem Video stellen wir wichtigsten Schritte zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 kurz vor: Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), Auftrag durch die oberste Leitung, Projektplanung, kontinuierliche Weiterentwicklung, frühzeitige Anmeldung zur Zertifizierung, Installation des QMB und Information der Führungskräfte, Durchführung einer IST-Analyse, Ausbildung von Auditoren, interne und externe Kommunikation durch den QMB, Erstellung eines Projektplans, Durchführung einer GAP-Analyse, internes Audit und Management-Review, Entwicklung der Qualitätspolitik sowie Ressourcenplanung und Festlegung der benötigten Ressourcen.“,
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Passende Weiterbildungen der VOREST zur Einführung und Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagementsystems
Die Qualitätsmanagement Ausbildungen der VOREST AG bereiten Sie optimal auf alle wichtigen Aufgaben rund um das QMS vor. Ob Einsteiger oder angehender Qualitätsmanagementbeauftragter – als Ihr kompetenter Weiterbildungspartner unterstützen wir Sie mit der passenden Qualifizierung beim Aufbau und der Weiterentwicklung Ihres QM-Systems nach ISO 9001.
SEWK308 – Decription für JSON und Listenansicht unverändert
L3P – Description JSON unverändert
Listenansicht: Grundlagen-Kurs zur Einführung, Betreuung und Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystem, zur Umsetzung der ISO 9001-Anforderungen für QM-Systeme sowie zum Prozessmanagement.
LP5P – Decription für JSON und Listenansicht unverändert
Kosten für ein Qualitätsmanagementsystem
Bevor wir uns an dieser Stelle die Kosten für ein QMS anschauen, sollten Sie sich immer die Frage stellen, was es Sie kosten würde, wenn Sie kein QM-System hätten. Betrachtet man die Inhalte der Norm, stellen Sie vermutlich fest, dass die meisten damit verbundenen Anforderungen Dinge sind, die Sie sowieso in einem vernünftig organisierten Unternehmen durchführen sollten.
Die Norm fordert unter anderem, dass Sie eine Strategie für Ihr Unternehmen entwickeln. Auch eine Qualitätspolitik müssen Sie erstellen, um daraus dann die entsprechenden Qualitätsziele abzuleiten. Um diese Prozesse durchzuführen, müssen Sie ausreichend Ressourcen (wie Personal, Infrastruktur oder Arbeitsumgebungen) bereitstellen. Die einzelnen Schritte sind nach dem PDCA-Zyklus zu planen, durchzuführen zu überprüfen und gegebenenfalls zu standardisieren / reagieren. Des Weiteren müssen Sie darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter diese Schritte und Prozesse im Unternehmen durchführen und das QMS somit auch „leben“. Das beste Qualitätsmanagementsystem ist wertlos, wenn die Mitarbeiter sich nicht einbringen und die Arbeit unterstützen. Zusätzlich fordert ein QM-System, dass Sie die Interessen Ihrer internen und externen Kunden analysieren, verstehen und erfüllen.
All diese Dinge sind in der Norm beschrieben und sollten in einem Unternehmen implementiert werden. Die eigentlichen Kosten können hier nicht direkt beziffert werden und hängen stark von der Komplexität und der Anzahl an Prozessen in Ihrem Unternehmen ab. Je nach dem benötigen Sie mehr oder weniger Personal und zeitliche Ressourcen, um die Anforderungen der ISO 9001 normkonform zu erfüllen.
Kosten für die Zertifizierung eines QMS
Zusätzliche Kosten entstehen, wenn Sie Ihr Qualitätsmanagementsystem zertifizieren lassen möchten. Eine Zertifizierung ist eine offizielle Anerkennung Ihres QMS und wird von einer externen Zertifizierungsstelle unabhängig geprüft. Die Überprüfung erfolgt in einem sogenannten Zertifizierungsaudit (3rd party audit), bei welchem ein Auditor der Zertifizierungsstelle die Erfüllung der Normforderungen direkt im Unternehmen überprüft.
Kosten können auch entstehen, wenn Sie eine Beratung vor dem Zertifizierungsaudit in Anspruch nehmen. Für das 3rd party audit selbst fallen natürlich Kosten an. Diese staffeln sich wieder je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse. Für ein kleineres Unternehmen reichen eventuell schon 2-3 Audit-Tage pro Jahr, in einem großen Unternehmen kann es auch sein, dass zwei Auditoren jeweils 10 Tage im Unternehmen vor Ort sind – entsprechend sind die Kosten dann höher. Sie können als Faustregel ca. 1000 € pro Tag und externem Auditor einrechnen.
Video zum Auditaufwand bei einer Zertifizierung
In unserem YouTube Video zu den Zertifizierungskosten erfahren Sie, welcher und Auditaufwand bei einer ISO 9001-Zertifizierung auf Ihr Unternehmen zukommt. Der Auditaufwand hat dabei einen direkten Einfluss auf die Zertifizierungskosten: Je mehr Zeit der Auditor für die Prüfung Ihrer Prozesse, Dokumentationen und Standorte benötigt, desto höher fallen die Auditgebühren aus.
Erfahren Sie in dem Video, welche Faktoren die Höhe der Auditkosten beeinflussen und erhalten Sie praktische Hinweise, worauf Sie bei der Kalkulation der Zertifizierungskosten achten sollten. So können Sie den finanziellen Aufwand für Ihr Qualitätsmanagementsystem realistisch einschätzen und besser planen.
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Kosten für Ausbildungen und QMS Normen
Ergänzend kommen auch bei der selbstständigen Überprüfung der Wirksamkeit Ihres QMS (interne Audits oder 1st party audits) Kosten auf Sie zu. Das interne Audit ist von der ISO 9001 fix gefordert. Die internen Auditoren müssen Sie natürlich auch ausbilden, was ebenfalls Kosten verursacht. In kleineren Unternehmen ist ein einzelner interner Auditor teils ausreichend, in manchen Fällen führt der Qualitätsmanagementbeauftragte die internen Audits direkt selbst durch. Ist Ihre Unternehmen entsprechend größer, können es auch deutlich mehr Auditoren sein, die Sie benötigen und dementsprechend ausbilden müssen.
Der nächste Punkt sind die Normen an sich. Diese sollten (und müssen Sie!) stets zur Hand haben. In Deutschland können Sie die deutsche Fassung der DIN ISO 9001 (ebenso die Normen ISO 9000 und ISO 9004) beim Beuth Verlag erwerben. Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich eine Kopie der drei QMS Normen ISO 9000 (Grundlagen und Begriffe), ISO 9001 (Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem) und ISO 9004 (Anleitung zum Erreichen nachhaltigen Erfolgs) im Unternehmen zur Hand zu haben. Ein Gremium aus Experten überprüft die Normen in regelmäßigen Abständen auf Aktualisierungsbedarf und revisioniert diese wenn nötig. Achten Sie darauf, dass stets die neuste Norm-Version im Unternehmen verfügbar ist.
Vorteile und Einsparungen durch ein QMS Qualitätsmanagementsystem
Mit einem zertifizierten Qualitätsmanagementsystem nach der Norm ISO 9001 kommen aber nicht nur Kosten auf Sie zu. Durch das Managementsystem haben Sie oftmals die Möglichkeit neue Märkte zu erschließen, in die Sie ohne eine gültige Zertifizierung unter Umständen gar nicht hinein gelangen könnten. Zusätzlich ist ein großer Fokus eines QMS die Prävention. Passieren in der Produktion Fehler, entstehen sogenannte Fehlerkosten. Gelangen fehlerhafte Produkte zum Kunden, haben Sie neben den Kosten für Nacharbeit oder Reparatur zusätzlich einen Imageverlust. Dieser kann sich natürlich auch wirtschaftlich auf Ihr Unternehmen auswirken.
Die Idee des Qualitätsmanagements ist die Vermeidung von Fehlern. Sie sparen also unter optimalen Umständen die Kosten für Fehler ein bzw. reduzieren diese enorm. Somit können Sie die Wirtschaftlichkeit und Rentabilität Ihres Unternehmens erhöhen. Ohne ein QMS gibt es zahlreiche Risiken, durch die Sie unter Umständen deutlich mehr Geld in die Beseitigung von Fehlern investieren müssen, wie die Investition in den Aufbau und Implementierung eines QMS.
Darüber hinaus gibt es noch weitere positive Nebeneffekte, die ein QM-System mit sich bringt. In unserem Video zeigen wir, welchen weiteren Mehrwert ein Qualitätsmanagementsystem bietet, z.B.:
- Klarheit bei Zuständigkeiten
- Vermeidung von Doppelarbeit
- Motivation der Mitarbeiter
- Nachweis der Sorgfaltspflicht
Video rechts neben Text https://youtu.be/r5ON2z2DhY4
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✔ Was ist ein QMS – Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 als Whitepaper downloaden
Sichern Sie sich diesen Artikel als übersichtliches PDF-Whitepaper – ideal zur internen Information, Dokumentation oder Weitergabe.
Wichtige Fragen zum QMS – Qualitätsmanagementsystem ISO 9001
Was ist ein Qualitätsmanagementsystem und wozu dient es?
Ein QMS ist ein systematisches, ganzheitliches Rahmenwerk bestehend aus abgestimmten Abläufen, Methoden und Zuständigkeiten. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Produkte und Dienstleistungen dauerhaft in verlässlicher Qualität bereitzustellen. Ziel ist es, Arbeitsprozesse zu strukturieren, Abweichungen zu vermeiden und die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu steigern.
Welche Vorteile hat ein QMS nach ISO 9001 für mein Unternehmen?
Ein QMS nach ISO 9001 schafft klare Abläufe, reduziert ineffiziente Arbeitsschritte und trägt dazu bei, Fehler frühzeitig zu erkennen. Unternehmen profitieren von höherer Kundenzufriedenheit, verbessertem Image und oft auch von besseren Marktchancen – insbesondere dort, wo eine Zertifizierung Voraussetzung für die Zusammenarbeit ist.
Was ist die ISO 9001 und welche Rolle spielt sie im Qualitätsmanagement?
Die ISO 9001 ist eine international gültige Norm, die beschreibt, wie ein wirksames Qualitätsmanagementsystem aufgebaut und betrieben werden sollte. Sie definiert klare Anforderungen an Prozesse, Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Verbesserungen – und gilt als Referenzrahmen für Organisationen weltweit.
Wie ist die ISO 9001 aufgebaut?
Die ISO 9001 orientiert sich beim Aufbau an der sogenannten High Level Structure (HLS) mit zehn Abschnitten:
1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweisungen
3. Begriffe
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leistung
10. Verbesserung
Welche Schritte sind notwendig, um ein QM-System einzuführen?
Die Einführung beginnt mit einem offiziellen Beschluss der Unternehmensleitung und der Benennung einer verantwortlichen Person, meist des Qualitätsmanagementbeauftragten. Es folgen eine Analyse des Ist-Zustands, die Erstellung eines Projektplans, die Definition der Qualitätspolitik, die Ressourcenplanung, Schulungen, interne Audits, Management-Bewertungen sowie abschließend die Zertifizierungsvorbereitung.
Wer trägt die Verantwortung für das QMS im Unternehmen?
Die oberste Verantwortung trägt immer die Geschäftsführung, da sie die strategische Ausrichtung und Ressourcen vorgibt. Für die praktische Umsetzung wird in der Regel ein Qualitätsmanagementbeauftragter eingesetzt, der alle Maßnahmen koordiniert, dokumentiert und als zentrale Ansprechperson fungiert.
Was kostet ein Qualitätsmanagementsystem ISO 9001?
Für ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 entstehen Kosten für den Aufbau, die Zertifizierung und die laufende Aufrechterhaltung. Für den Aufbau fallen Ausgaben für Beratung, Schulungen, Prozessanpassungen und Dokumentation an. Die Zertifizierungskosten beginnen bei kleinen Unternehmen oft im niedrigen vierstelligen Bereich. Für die laufende Pflege, interne Audits und Rezertifizierungen sollten jährlich weitere Mittel eingeplant werden.
Der genaue Betrag hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße, Anzahl der Standorte, Komplexität der Prozesse, bestehender Organisationsstruktur und dem gewählten Zertifizierer ab.
Kann man ein QMS nach ISO 9001 mit anderen Managementsystemen kombinieren?
Ja, ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 lässt sich dank der einheitlichen High Level Structure (HLS) leicht mit anderen Normen wie ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 27001 zu einem integrierten Managementsystem verbinden. Die HLS mit Kapiteln zu Kontext, Führung, Planung, Betrieb, Bewertung und Verbesserung ermöglicht gemeinsame Prozesse, Audits und Dokumentation – das spart Aufwand und erhöht die Effizienz.
Welche Rolle spielt die kontinuierliche Verbesserung im QMS?
Sie ist ein Kernprinzip der ISO 9001 und sorgt dafür, dass ein Qualitätsmanagementsystem nicht statisch bleibt, sondern sich ständig an veränderte Anforderungen, Marktbedingungen und interne Entwicklungen anpasst – sich stellt sicher, dass Prozesse, Produkte und Dienstleistungen fortlaufend optimiert werden. Durch den PDCA-Zyklus (Planen, Umsetzen, Prüfen, Handeln) passt sich das QMS an Veränderungen an, steigert Effizienz und Kundenzufriedenheit und sichert die Wettbewerbsfähigkeit.