Ein internes Audit ISO 9001 bezeichnet im Qualitätsmanagement die Selbstprüfung des betriebsinternen Managementsystems. Die regelmäßige Durchführung interner Audits ist eine zentrale Forderung der gängigen Managementsystem-Normen. Hierzu zählt natürlich die DIN EN ISO 9001 für QM-Systeme, aber auch die ISO 14001 für Umweltmanagementsysteme, die ISO 45001 für den Bereich Arbeitsschutzmanagement usw. Daher können Sie die Grundlagen dieser Seite ebenfalls auf andere Systeme übertragen.
Das Wort „Audit“ leitet sich vom lateinischen „audire“ ab, was mit „hören, zuhören, verhören“ übersetzt werden kann. Ganz allgemein wird in einem Audit verglichen, ob der Ist-Zustand dem festgelegten Soll-Zustand entspricht, womit ein ISO 9001 Audit die Anforderungen der Norm mit der Umsetzung im Unternehmen überprüft. Ein internes Audit wird dabei selbst im Unternehmen durchgeführt, wohingegen ein externes Audit beispielweise von der Zertifizierungsstelle durchgeführt wird, die über den Erhalt des ISO 9001 Zertifikats für Ihr QM-System entscheidet.
Wer führt ein internes Audit ISO 9001 im Unternehmen durch?
Alle Unternehmen, die über ein ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem verfügen oder dabei sind, dies zu implementieren, sind verpflichtet regelmäßig interne Audits zur Kontrolle der Leistungsfähigkeit des Managementsystem durchzuführen. Hierfür zuständig ist der interne Auditor. Dieser muss über entsprechendes Fachwissen verfügen, um entlang des Leitfadens für die interne Auditierung, der ISO 19011, zu auditieren. Hierzu zählen beispielsweise Kenntnisse über Auditprinzipien sowie Auditmethoden, aber auch Kenntnisse zum Unternehmen, der Branche sowie zum betriebsinternen QM-System. Die Anzahl der internen Auditoren im Unternehmen hängt dabei von der Unternehmensgröße und -komplexität ab.
Dabei sollten Sie einzelne Mitarbeiter gezielt im Bereich internes Audit ISO 9001 schulen. Deren Qualifikation überprüft der Auditor im Zertifizierungsaudit ebenfalls. Dieser interne Auditor kennt sich dann explizit mit dem Ablauf eines Audit ISO 9001 aus und ist somit ist ein ausgewiesener Experte in seiner Norm. Ein interner Auditor im ISO 9001 Qualitätsmanagement hat dabei andere Themenschwerpunkte und anderes Themenwissen als beispielsweise ein interner Auditor nach IATF 16949 oder ISO 14001.
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Richten Sie Ihre Auditziele strategisch an den Unternehmenszielen aus!
Ihr internes Audit ISO 9001 sollte neben den normativen Anforderungen immer auch die Unternehmensziele berücksichtigen. Daher sollen sich die Ziele des QM-Systems auch aus den Zielen Ihrer Organisation ableiten lassen. Auch wenn interne Audits verpflichtend durchgeführt werden müssen, sollten Sie diese nicht als notwendiges Übel sehen, sondern die Chancen erkennen, die Ihnen ein internes Audit ISO 9001 bietet. Je mehr sich die Audits auf die Unternehmensziele ausrichten, schaffen diese auch Anreize für die Anwendung des Managementsystems. Dies wiederum verbessert Ihre Prozesse, spart Zeit, senkt Kosten und erhöht dauerhaft die Qualität Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen. bieten. Das Auditprogramm sowie stellt dafür das ideale Werkzeug zur Umsetzung dar. Zudem kann der Auditplan daran ausgerichtet werden. Das Auditprogramm dient dabei der langfristigen Planung sowie Vorbereitung aller Audits, der Auditplan hingegen ist die detaillierte Beschreibung für ein konkretes Audit.
Im Auditplan sollten Sie dann anhand der Unternehmensziele, Auditprogramm und Erfahrungen vorangegangener Audits Schwerpunkte setzen. Ein Beispiel: Der Umfang der Auditierung des Wartungsprozesses wird durch den QM-Beauftragten reduziert, dafür wird der Prozess „Personalentwicklung“ erweitert auditiert. Häufige Kundenbeschwerden, die auf mangelhafte Mitarbeiterqualifikation schließen lassen, sind der Grund für diese Anpassung. Klingt logisch, doch leider ist es immer noch so, dass interne Audits oftmals nur als „Generalprobe“ der externen Audits empfunden und genutzt werden. Das dargestellte Verbesserungspotenzial als Beitrag zum Unternehmenserfolg wird dabei nicht ausgeschöpft – eine klare Verschwendung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass interne Audits sich direkt an den Unternehmenszielen orientieren. Dafür müssen Sie aus den Zielvorgaben für das Unternehmen sowie für die einzelnen Prozesse die Ziele ableiten. Die abgeleiteten Auditziele dienen anschließend dazu, die „Auditroute“ individuell durch die Prozesskette/den Prozess festzulegen.
YouTube Videos:
Video: Was ist ein internes Audit?
Video: Was sind Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Audits?
Prinzipiell gilt:
Jedes Audit ist auch mit Aufwand verbunden. Nach den Vorgaben der ISO 19011 sowie der ISO 9001 sollten Sie Prozesse, welche eine größere Bedeutung für Ihre Unternehmensziele aufweisen, regelmäßiger und umfangreicher prüfen. Daher sollten Sie im Auditprogramm genau festlegen, was für Ihr internes Audit ISO 9001 auch wirklich sinnvoll ist. Ihr Auditprogramm sollten Sie dann auch umsetzen, wobei auch dies kein starres Gebilde ist. Sie sollten es regelmäßig auf potenzielle Anpassungen überprüfen.
Wie führen Sie Ihr internes Audit ISO 9001 schließlich durch?
Nach den strategischen Vorbereitungen und der Erstellung des Auditprogramms, muss dieses schließlich durch den Auftraggeber freigeben werden. Der Auftraggeber ist in diesem Fall die oberste Leitung des Unternehmens. Ist dies erfolgt, kann der interne Auditor bzw. die internen Auditoren konkret mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Audits loslegen.
Legen Sie die Auditziele fest
Durch die Ableitung der Qualitätsziele aus den Unternehmenszielen können Sie nun auch die konkreten Ziele von Ihrem internen Audit ISO 9001 festlegen und schriftlich dokumentieren. Denn erst nach Definition des Auditziels, erhält das interne QM Audit an sich seine Bedeutung. So können Sie z.B. das Qualitätsziel „Verringerung der Durchlaufzeiten“ auf die einzelnen Audits aufteilen. Für die Auditierung des Prozesses bzw. für das Prozessaudit „Fertigung, Montage und Versand“ würde das abgeleitete Auditziel nun heißen: „Identifikation und Reduzierung der Liegezeiten, Vereinfachung sowie Verkürzung der Wege“.
So bereiten Sie Ihr internes Audit gemäß den ISO 9001 Anforderungen durch
Nachdem Sie die relevanten Prozesse definiert und die dazugehörigen Auditziele festgelegt haben, wird im nächsten Schritt der verantwortliche interne Auditor bzw. das Auditteam ernannt. Insofern Lead- und Co-Auditor benannt werden, so sollte der Lead-Auditor geübt in der Auditdurchführung sein. Der Co-Auditor ist dann der Experte, was die zu auditierenden Unternehmensprozesse angeht. Der Auditplan liefert mindestens Informationen über die Prozesse, die jeweiligen Verantwortlichen, die Auditoren, Dauer, sowie Ort des Audits. Zudem sollten jeweils die entsprechende Normanforderungen vermerkt sein. Anschließend müssen die Auditoren zusammen mit den Prozessverantwortlichen die relevanten Dokumente (Auditkriterien) als Grundlage für das Audit ISO 9001 identifizieren:
- Qualitätspolitik und -ziele, QMH
- Prozessbeschreibungen
- Arbeits- sowie Prüfanweisungen
- Checklisten
- Kennzahlen …
Zur Erstellung Ihrer Auditcheckliste sollte diese Dokumentation mit Blick auf die Auditziele gelesen und kommentiert werden. Die Checkliste für Ihre zu auditierenden Prozesse besteht aus drei Teilen:
1. Teil: Fragen zum Umfeld (Basisfragen)
2. Teil: Strategiespezifische Fragen (individuell erarbeitet, je Audit sowie Auditziel)
3. Teil: Fragen zur Ermittlung der Normkonformität, z.B. ISO 9001 (statisch, immer gleich)
Dabei kann Sie diese Checkliste, je nach Unternehmenskultur, mit den Prozessverantwortlichen abstimmen.
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Wie führen Sie Ihr internes Audit ISO 9001 durch?
Die konkrete Auditdurchführung beginnt mit dem Eröffnungsgespräch durch den internen Auditor. Danach prüft der Auditor die Erkenntnisse aus der ersten Dokumentensichtung mit den Beteiligten vor Ort anhand konkreter Beispiele. Dabei folgt diesem strategisch angelegten Einstieg ins Audit regulär der Hauptteil mit der dreigeteilten Fragensystematik. Zum Ende sollte ein Ausblick erfolgen, der etwa durch die Frage “Was sollte Ihrer Ansicht nach in einem Jahr anders sein?“ vorgenommen wird. Als interner Auditor sollten Sie Ihre Fragen dabei freundschaftlich und offen formulieren. Somit können Sie möglichst viele Informationen sammeln. Geschlossene Fragen sollten Sie hingegen nur bei speziellen Anforderungen, wie etwa bei konkreten Entscheidungsfragen (z.B. bezüglich erforderlicher Verbesserungsmaßnahmen).
Wie bereiten Sie Ihr durchgeführtes Audit nach?
Nachdem Sie Ihren Fragenkatalog gemeinsam mit den auditierten Bereichen durchgeführt haben, müssen Sie die Ergebnisse bewerten. Diese sollten auch den Auditierten bekannt sein:
- Positive Beobachtungen, die als Stärken zu sehen sind,
- Schwerwiegende bzw. kritische Abweichungen, also Schwachpunkte sowie
- Geringe Abweichungen, die einfach behoben werden können, aber auch
- Verbesserungspotenziale, die eine Chance zur weiteren Optimierung bieten.
Dabei ist es für interne Auditoren besonders wichtig, sich nicht nur auf die Schwachpunkte zu konzentrieren, sondern auch konsequent die identifizierten Stärken zu würdigen und Verbesserungsmöglichkeiten festzulegen. Dies bringt Ihrem Managementsystem und somit Ihrem Unternehmen einen langfristigen Nutzen!
Diese Auditfolgemaßnahmen muss der interne Auditor auf deren Wirksamkeit hin überprüfen und durch geeignete Kennzahlen bzw. mittels ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) hinsichtlich der Erreichung der festgelegten Ziele verfolgen.
Video: Wie läuft ein internes Audit ISO 9001 im Qualitätsmanagement ab?
Video: Auditarten & Auditformen
Welche Auditarten und Auditformen können Sie unterscheiden?
Prinzipiell können Sie zwischen einem internem und externem Audit unterscheiden. Beim first party Audit handelt es sich um das interne Audit, welches regulär durch Betriebsangehörige durchgeführt wird. Beim second party Audit hingegen wird ein Lieferant extern auditiert. Dies ist in solchen Branchen von besonderer Bedeutung, bei denen die Qualität der Zulieferprodukte das Endprodukt essentiell beeinflussen. Das Zertifizierungsaudit einer Zertifizierungsstelle wird schließlich als third party Audit bezeichnet.
Des weiteren kann ein Audit auch bezüglich seines Betrachtungsschwerpunktes unterschieden werden. Abhängig davon, welches Prüfungsthema im Mittelpunkt steht, bzw. welches Managementsystem zertifiziert werden soll, kann man zwischen folgenden Auditformen unterscheiden: Systemaudit, Prozessaudit, Produktaudit sowie Compliance Audit.
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